FUNGSI ADMINISTRASI PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN

A.     PERENCANAAN (PLANNING)

Setiap program atau konsepsi memerlukan perencanaan, terlebih dahulu sebelum dilakasanakan. Perencanaan adalah suatu cara menghampiri masalah-masalah. Dalam peghampiran masalah itu si perencana berbuat merumuskan apa saja yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakanya.

Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan administrasi. Tanpa perencanaan atau planning, pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan.
Perencanaan merupakan kegiatan yang harus dilakukan pada permulaan dan selama kegiatan administrasi itu berlangsung. Di dalam setiap perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan, yaitu faktor tujuan dan faktor sarana personel maupun material.

 Menurut Hadari Nawawi dalam bukunya Administrasi Pendidikan
bahwa perencanaan pada dasarnya berarti persiapan menyusun suatu
keputusan berupa langkah-langkah penyelesaian suatu masalah atau
pelaksanaan suatu pekerjaan yang terarah pada pencapaian tujuan
tertentu. Sedangkan menurut Sondang P. Siagian bahwa planning atau
perencanaan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran
dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan
dimana yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan Dalam perencanaan terdapat langkah-langkah yang harus ditempuh
agar dalam merealisasikan kegiatan dapat berjalan sesuai dengan yang
dtharapkan.

Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-halsebagai berikut:

1.      Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai.

2.      Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang hendak dilakukan.

3.      Mengumpulkan data dan informasi-informasi yang diperlukan.

4.      Menentukan tahap-tahap atau rangkain tindakan.

5.      Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan.

Syarat-syarat perencanaan

Dalam menyusun perencanaan syarat-syarat berikut perlu diperhatikan:

1.      Perencanaan harus didasarkan pada tujuan yang jelas.

2.      Bersifat sederhana, realistis, dan praktis.

3.      Terinci, memuat segala uraian serta klasifikasi kegiatan dan rangkain tindakan sehingga mudah dipedomani dan dijalankan.

4.      Memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi dan situasi sewaktu-waktu.

5.      Terdapat pertimbangan antara bermacam-macam bidang yang akan digarap dalam perencanaan itu, menurut urgensinya masing-masing.

6.      Diusahan adaya penghematan tenaga, biaya, dan waktu serta kemungkinan pengunaan sumber-sumber daya dan dana yang tersedia dengan sebaik-baiknya.

7.      Diusahakan agar sedapat mungkin tidak terjadi adanya duplikasi pelaksanaan.

Merencanakan berarti pula memikirkan tentang penghematan tenaga, penghematan biaya dan waktu, juga membatasi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dan menghindari adanya duplikasi-duplikasi atau tugas-tugas/pekerjaan rangkap yang dapat menghambat jalanya penyelesaian.

Jadi perencanaaan atau planning adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud-maksud dan tujuan pendidikan.

B.     PENGORGANISASIAN (Organizing)

Pengoranisasian merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud satu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Dalam pengorganisasian terdapat adanya pembagian tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab secara terinci menurut bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga terciptalah adanya hubungan-hubungan kerjasama yang harmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang ditetapkan.

Siagian mengartikan pengorganisasian sebagai keseluruhan proses
pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan
wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat
digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah ditentukan

Di dalam menyusun perencanaan, sebenarnya pengorganisasian sudah pula dipikirkan dan disusun menjadi pola-pola kegiatan yang diperlukan di dalam pelaksanaan. Itulah sebabnya maka sebagian orang berpendapat bahwa fungsi pengorganisasian itu sebagian masuk ke dalam fungsi perencanaan, dan sebagian lagi masuk ke dalam pelaksanaan.

Pengorganisasian sebagai fungsi administarasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam kegiatan sekolah sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis pekerjaan yang memerlukan kecakapan dan keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Keragaman tugas dan pekerjaan semacam itu tidak mungkin dilakukan dan dipikul sendiri oleh seorang pemimpin. Dalam hal inilah terletak bagaimana kecakapan kepala sekolah mengorganisasi guru-guru dan pengawai sekolah lainya dalam menjalankan tugasnya sehari-hari sehingga tercipta adanya hubungan kerjasama yang harmonis dan lancar.

Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab, hendaknya disesuaikan dengan pengalaman, bakat, minat, pengetahuan, kepribadian masing-masing orang yang diperlukan dalam menjalnkan tugas-tugas tersebut.

Fungsi organisasi dapat diartikan bermacam-macam:

1.      Organisasi dapat diartikan sebagai memberi struktur, terutama dalam penyusunan,/penempetan personel, pekerjaan-pekerjaan, material, dan pikiran-pikiran di dalam struktur itu. Umpamanya dalam pembentukan suatu panitia: bagaimana susunana organisasinya, siapa yang menjadi pelindung, penasihat, ketua, panitera, bendahara, komisaris, dan sebagainya. Ditentukan pula bagaimana hubungan kerja antara anggota-anggota panitia tersebut.

2.      Organisasi dapat pula ditafsirkan sebagai menetapkan hubungan antara orang-orang. Kewajiban-kewajiban, hak-hak, dan tanggung jawab masing-masing angota disusun menjadi pola-pola kegiatan yang tertuju pada tercapainya tujuan-tujuan atau maksud-maksud kegiatan-kegiatan pendidikan dan pengajaran.

3.      Organisasi dapat juga diartikan semata-mata mengingat maksudnya, yakni sebagai alat untuk mempersatukan usaha-usaha untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan.

Dengan demikian, organisasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut:

Organisasi ialah aktivitas-aktivitas untuk menyusun dan membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dalam mencapai maksud-maksud dan tujuan-tujuan pendidikan.

Prinsip prnsip organisasi

Organisasi yang baik hendaklah memiliki ciri-ciri atau sifat-sifat sebagai berkut:

1.      Memiliki tujuan yan jelas.

2.      Tiap anggota dapat memahami dan menerima tujuan tersebut.

3.      Adanya kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan tindak dan kesatuan pikiran.

4.      Adanya kesatuan perintah (unity of command); para bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung : daripadanya ia menerima perintah atau bimbingan, dan kepada siapa harus mempertanggungjawabkan hasil pekerjaanya.

5.      Adanya keseimbangan antara wewenag dan tanggung jawab masing-masing anggota.

6.      Adanya pembagian tugas atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan bakat masing-masing, sehingga dapat menimbulkan kerjasama yang harmois dan kooperatif.

7.      Pola organisasi hendaknya relatif permanen, dan struktur organisasi disusun sesederhana mungkin, sesuai dengan kebutuhan, koordinasi, pengawasan, dan keadilan.

8.      Adanya jaminan keamanan dalam bekerja ( securiy of tunure): anggota tidak merasa gelisah karena takut dipecat atau ditindak dengan kewenang-wenangan.

9.      Adanya gaji dan intensif yang setimpal dengan jasa/pekerjaan, sehingga dapat menimbulkan gairah bekerja.

10.  Garis-garis dan kekuasaan dan tanggung jawabserta hierarkhi tata kerjanya jelas tergambar dalam struktur organisasi.

Di samping prinsip-prinsip tersebut di atas, kelancaran jalanya suatu organisasi dipengaruhi pula oleh sikap dan sifat kepimpinan serta human relation yang berlaku di dalamnya. Sering dikatakan orang bahwa human relation adalah inti kepemimpinan, kepemimpinan adalah inti manajemen dan manajemen adalah inti administrasi.

Proses pengorganisasian mempunyai beberapa manfaat, antara lain
yaitu:

1.      Dengan adanya pengorganisasian maka setiap unit akan selalu merasa
dalam wadah yang sama, yakni organisasi.

2.       Antara unit yang satu dengan unit yang lain dapat diketahui dengan
jelas batas-batas wewenang dan tanggung jawabnya.

3.      Dengan adanya struktur organisasi dapat diketahui jalur hubungan
kerja, baik yang sifatnya vertical maupun horizontal.

Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian ialah bahwa pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab hendaknya disesuaikan
dengan pengalaman, bakat, minat, pengetahuan dan kepribadian masing-masing
orang yang diperlukan dalam menjalankan tugas-tugas tersebut.