FUNGSI ADMINISTRASI PENGKOORDINASIAN DAN MOTIVASI

A.  Fungsi Administrasi Pengkoordinasian

Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang, memerlukan adanya koordinasi dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian dan personel dapat bekerja sama menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan.

Pengkoordinasian diartikan sebagai usaha untuk menyatupadukan kegiatan dari berbagai individu agar kegiatan mereka berjalan selaras dengan anggota dalam usaha mencapai tujuan. Usaha pengkoordinasian dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti: (a) melaksanakan penjelasan singkat (briefing); (b) mengadakan rapat kerja; (c) memberikan unjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis, dan (d) memberikan balikan tentang hasil sutu kegiatan.(Soetjipto:137:2004).

Dengan demikian, koordinasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagi berikut :

“koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, material, pikiran-pkiran, teknik-teknik dan tujuan-tujuan ke dalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan”.

Seperti kita ketahui bahwa segala bentuk kegiatan bersama untuk
mencapai tujuan bersama akan bisa berjalan secara teratur dan tertib serta efektif manakala koordinasi sering dilakukan. Menurut Sutisna, koordinasi ialah proses mempersatukan sumbangan-sumbangan dan orang-orang, bahan dan sumber-sumber lain ke arah tercapainya maksud-maksud yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut Purwanto, koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, material, pikiran-pikiran, teknik-teknik dan tujuan-tujuan ke dalam
hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan.
Untuk itu dengan mengadakan koordinasi berarti telah mengatur
dan membawa individu, metode, bahan, buah pikiran, saran, cita-cita serta
alat-alat kearah hubungan kerja yang harmonis, komplementer dan
interdependensis sehingga segala macam kegiatan ataupun pekerjaan-pekerjaan
dapat berjalan secara lebih efektif dan efisien, berkonsentrasi
pada tujuan bersama demi kepentingan bersama. Koordinasi yang
diiaksanakan secara teratur dan dijalankan secara efektif akan
menimbulkan kerjasama yang teratur dan efektif sehingga memudahkan pencapaian tujuan.

Adapun manfaat dari pengkoordinasian adalah:

a.         Dengan pengkoordinasian dapat diperoleh kekuatan yang integral dan
menyatu sehingga diperoleh hasil gerak organisasi yang kompak,
harmonis dan saling menunjang.

b.        Dengan pengkoordinasian diharapkan tidak terjadi arus yang simpangsiur
antara bidang-bidang yang ada, baik dalam pengambilan
keputusan, penginformasian, serta tindakan, ditinjau dari segi arah,
dan bentuk.

B. Fungsi Administrasi Motivasi

            Penggerakan (motivating) dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemberian dorongan bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.

            Ditinjau dari segi pentingnya manusia dalam organisasi, fungsi organik penggerakan ini merupakan fungsi yang terpenting. Malahan dapat juga dikatakan bahwa ditinjau dari segi filsafat administrasi dan manajemen, fungsi organik ini merupakan fungsi yang terpenting pula, karena pelaksanaan fungsi ini menjadikan manusia sebagai objek langsungnya. Tidak mengherankan apabila dalam pertumbuhan ilmu administrasi, istilah yang selalu berbeda- beda adalah istilah yang dipergunakan untuk fungsi ini. Perubahan- perubahan istilah yang dipergunakan itu adalah suatu hal yang sangat logis apabila diingat bahwa dengan perkembangan ilmu administrasi yang amat pesat itu, pandangan terhadap manusia yang berorganisasi serta peranannya  di dalam organisasi semakin lama semaki dipahami.

            Penulis sendiri berpendapat bahwa untuk masa sekarang, istilah yang paling tepat dipergunakan untuk fungsi organik administrasi dan manajemen yang langsung menyangkut manusia- manusia di dalam organisasi adalah istilah motivating, yang untuk mudahnya penulis terjemahkan ke dalam bahasa Indonesia dengan istilah “penggerakan” meskipun terjemahan yang lebih tepat sebenarnya ialah “pemberian motif”.

            Untuk membedakan pelaksanaan fungsi itu pada tingkat administrasi dan manajemen dapat dikatakan bahwa administrative motivating bersifat menyeluruh dan menyangkut semua orang di dalam organisasi, yaitu pemberian motif kepada setiap orang di dalam organisasi-terutama dilihat dari segi penentuan kebijakannya-sedangkan managerial motivating adalah lebih bersifat khusus dan lebih menonjolkan pemberian motif kepada para anggota organisasi secara individual.

            Telah terlihat di muka bahwa manusia sebagai makhluk hidup bersedia memberikan yang terbaik pada dirinya, waktunya, tenaganya, keahliannya, dan keterampilannya apabila ia diyakinkan bahwa ia akan diberi imbalan yang setimpal dengan jasa- jasa yang diberikannya. Jika penulis mempergunakan motivating  untuk fungsi organik yang ketiga ini, hal itu adalah didasarkan kepada tiga pertimbangan, yaitu sebagai berikut.

a.       Motivating secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di tengah- tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instruksi, nasihat, dan koreksi jika diperlukan. Hal iniberbeda dalam hal penggunaan istila- istilah lain, seperti commanding yang dipergunakan oleh Henri Fayol, directing yang dipergunakan oelh Gullick, Koontz dan sarjana lain, serta actuating seperti dipergunakan oleh George R. Terry.

Commanding memberikan kesan bahwa pimpinan berada “di atas” dan tidak ikut serta mengamati pelaksanaan, karena pimpinan berada terlalu jauh daripada bawahannya.

Sebaliknya istilah directing memberikan kesa bahwa pimpinan organisasi juga berada jauh dari para pelaksana, karena mereka berada disamping yang dipimpin. Keterlibatan langsung dalam pengamatan pelaksanaan tidak terlihat dalam penggunaan istilah ini.

Demikian juga halnya tentang keberatan penulis menggunakan istilah actuating. Bagi penulis actuating berarti menggerakan dari belakang. Kelemahan- kelemahan yang terlihat dalam penggunaan istilah commanding, directing, dan leading, atau istilah- istilah lainnya terlihat pula dalam actiating. Karena itu, bagi penulis istilah yang paling tepat menggambarkan fungsi penggerakan-dalam arti pemberian motif ialah motivating.

b.      Secara implisit pula dalam istilah motivating telah tercakup adanya usaha untuk mensinkronisasikan tujuan organisasi dan tujuan- tujuan pribadi anggota organisasi.

c.       Secara eksplisit dalam pengertian ini jelas terlihat bahwa para pelaksana operatif dalam memberikan jasa- jasanya memerlukan beberapa macam perangsang.

1.    Klasifikasi Kebutuhan Manusia

Telah berulang kali ditegaskan bahwa dalam organisasi harus terdapat sinkronisasi antara tujuan organisasi sebagai keseluruhan serta tujuan pribadi anggota organisasi. Dalam arti yang sesungguhnya dapat dikatakan bahwa sukses tidaknya pimpinan organisasi untuk melaksanakan fungsi motivating itu sangat tergantung atas kemampuan pimpinan merealisasikan adanya sinkronisasi tersebut.

Setiap manusia normal mendasarkan hidupnya pada filsafat  quid pro quo yang jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia  berarti sesuatu utnuk sesuatu. Atau dalam pepatah Indonesia : “Ada ubi ada talas, ada budi ada balas”. Seorang manusia akan rela memberikan budinya apabila ia yakin bahwa ia akan menerima balas yang setimpal dengan budi yang diberikan.

Semakin modern pandangan hidup seseorang, pada umumnya semakin sadar bahwa tidak ada satu hal pun di dunia ini yang pernah diterima oleh seorang manusia, dari siapa pun juga, dan bilaman pun yang sunguh- sungguh cuma- cuma.

Karena itu inti dari seluruh teori motivating ialah bahwa motif- motif penggerakan yang dipergunakan oleh administrasi dan manajemen terhadap para bawahannya adalah motif yang senada dengan motif para bawahan itu untuk menggabungkan dirinya dengan organisasi yang bersangkutan. Motif para bawahan itu untuk menggabungkan diri dengan sesuatu organisasi adalah motif pemuasan kebutuhan.

Pada garis besarnya, setiap manusia mempunyai dua macam kebutuhan pokok. Pertama, ia mempunya kabutuhan yang bersifat materi. Kedua, ia mempunyai kebutuhan yang berbentuk nonmateri. Tetapi diakui bahwa penggolongan kebutuhan yang demikian luas ini belum cukup untuk dipergunakanan sebagai dasar utnuk mengetahui sevara spesifik, kebutuhan- kebutuhan manusia normal itu.

Para sarjana telah sering mengadakan penyelidikan mengenai kebutuhan manusia itu. Penulis ingin meminjam ide yang telah dikembangkan oleh Abraham H. Maslow mengenai kebutuhan manusia. Di dalam bukunya yang berjudul Motivation and personality, Maslow menggolongkan kebutuhan manusia itu kepada lima tingkat kebutuahn (five hierarchy of needs). Kelima tingkat kebutuhan ini perlu diketahui oleh pimpinan organisasi dan berusaha untuk memuaskannya bagi para bawahannya. Kelima tingkat kebutuhan itu, menurut Maslow adalah sebai berikut.

a.       Kenutuahn- kebutuhan yang bersifat fisiologis (physiological needs). Manifestasi kebutuhan ini terlihat dalam tiga hal, yaitu sebagai berikut.

1)        Sandang,

2)        Pangan, dan

3)        Tempat berlindung (perumahan)

b.      Kebutuhan- kebutuhan keamanan (safety needs). Kebutuhan- kebutuhan keamanan ini mengarah kepada dua bentuk, yakni sebai berikut.

1)        Kebutuhan akan keaman jiwa, yang bagi pimpinan organisasi terutama berrati keamanan jiwa  di tempat pekerjaan pada waktu jam kerja. Dalam arti luas tentunya setiap manusia membutuhkan keamanan jiwanya di mana pun ia berada.

2)        Kebutuhan akan keamanan harta, di tempat pekerjaan pada waktu jam kerja.

Pentingnya pemuasaan kebutuhan ini jelas terlihat dan amat terasa pada organisasi modern di mana pimpinan organisasi selalu megutamakan keamanan dengan mengecek alat- alat yang dipergunakan. Bentuk lain dari pemuasan kebutuhan ini ialah dengan jalan memberikan perlindungan asuransi pada para karyawan organisasi. Pemberian premi yang besar kepada mereka yang melakukan tugas- tugas yang berbahaya seperti para pekerja tambang di bawah tanah, para penerbang, dan pekerja- pekerja serupa.

c.       Kebutuhan- kebutuhan sosial (sicial needs). Karena manusia adalah makhluk sosial, sudah jelas ia mempunyai kebutuhan- kebutuhan sosial, yang tergolong kepada empat golongan, yaitu sebagai berikut.

1)        Kebutuhan akan perasaan diterima oleh orang lain di mana ia hidup dan bekkerja (sense of belonging).

2)        Kebutuhan kana perasaan dihormati karena setiap manusia  merasa dirinya penting (sense of importance). Serendah- rendahnya pendidikan dan kedudukan sesorang, ia tetap merasa dirinya merupaka orang yang penting. Oleh karena itu, dalam proses penggerakan bawahan pimpinan organisasi harus dapat memperlakukan setiap orang sehingga orang itu mendapat kesan bahwa dirinya dan tugas- tugas yang dibebankan kepada penting artinya untuk tercapainya tujuan organisasi.

3)        Kebutuhan akan perasaan maju dan tidak gagal (sense of achievement). Tidak ada satu orang manusia normal merasa senang jika menghadapi kegagalan. Sebaliknya ia akan merasa senang jika ia memperoleh kemajuan, baik bentuk harta yang makin banyak, pangkat yang lebih tinggi, jabatan yang lebih bertanggung jawab, karena semuanya ini diduga akan mempermudah untuk memuaskan kebutuhan- kebutuhannya yang lain. Malahan di beberapa masyraakat, tersedia jalan terhormat terakhir bagi orang- orang yang gagal dalam hidupnya. Misalnya, harakiri bagi seorang Jepang yang merasa dirinya gagal.

4)        Kebutuhan akan perasaan “ikut serta” (sense of participation). Sesuai dengan konsep administrasi dan manajemen demokratis, sering dikenal juga dengan istilah participative administration and management, anggota suatu organisasi akan merasa senang- akan mempunyai kegairahan bekerja yang lebih besar apabila mereka itu diajak turut serta dalam berbagai kegiatan administrasi dan manajemen, dalam arti kepada mereka diberikan kesempatan memberikan saran- saran, ide, pendapat, kritik, dan informasi dalam rangka pengambilan keputusan yang lebih tepat, terutama yang menyangkut tugas pekerjaan dan nasibnya. Tidak ada satu orang yang senang diabaikan.

d.      Kebutuhan akan prestise (esteem needs)

Idealnya prestise timbul sebagai akibat prestasi. Tetapi dalam “dunia kenyataan” tidak selalu demikian halnya. Meskipun demikian perlu diperhatikan oleh kelompok pimpinan bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi dan dimasyarakat, semakin tinggi pula status dan prestisenya. Prestise itu dimanifestasikan oleh banyak hal yang bersifat aneka ragam simbol. Semakin tinggi kedudukan sesorang, semakin banyak pula hal- hal yang dipergunakannya sebagai simbol statusnya itu. Misalnya, kursi bertangan membedakan seorang “kepala” dengan orang- orang sekelilingnya yang bukan kepala, meja yang lebih besar, kamar kerja sendiri, mobil dinas, dan sebagainya.

e.       Kebutuhan mempertinggi kapasitas kerja (self actualization)

Hal ini bahwa setiap manusia ingin mengembangkan kapasitas mental dan kapasitas kerjanya melalui berbagai cara seperti on the job training, off the job training, seminar, konferensi, pendidikan akademis, dan sebagainyA.

Pimpinan organisasi harus selalu berusaha utnuk memberikan kesempatan pada bawahannya untuk memuaskan berbagai tingkat kebutuhan ini, yang sering mesti dipuaskan secara simultan. Jika pimpinan sudah berhasil melaksanakan itu,maka telah berhasilah pimpinan tersebut mensinkronisasikan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi para anggota organisasi.

Ketidakmampuan/kegagalan merealisasikan sinkronisasi ini akan mengakibatkan dua hal yang engatif, yaitu sebagai beriku.

a.       Orang- orang secara mendadak atau berangsur- angsur akan meninggalkan organisasi. Hal ini, jika terjadi, merupaka bahaya bagi oraganisasi oleh karena labour turn over yang tinggi akan berarti selalu dicarinya tenaga-0 tenaga baru. Untuk mendidik tenaga- tenaga yang belum berpengalaman dan ubnskilled menjadi tenaga yang berpengalaman dan skilled selalu membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang besar. Situasi negatif demikian dapat mengancam kelangsungan hidup organisasi. Jika tenaga- tenga baru diperlukan, mengganti orang yang pensiun dan/atau meninggal, hendaknya jangan karena orang- orang meninggalkan organisasi disebabkan ketidakpuasan.

b.      Orang- orang akan tetap tinggal di dalam organisasi, akan tetapi memperalat organisasi. Ini dapat terjadi dengan merongrong organisasi dan mengorbankan tujuan dan kepentingan organisasi demi pemuasan tujuan dan kepentingan pribadi.

Kedua kemungkinan itu sangat tidak baik bagi organisasi, karenanya harus dicegah agar jangan sampai terjadi.

2.    Teknik- Teknik Penggerakan/Motivasi

Pelaksanaan fungsi motivating dalam organisasi dapat dijalankan dengan baik dengan menggunakan teknik- teknik sebagai berikut.

a.         Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap anggota organisasi.

b.        Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami, serta menerima baik tujuan tersebut.

c.         Jelaskan filsafat yang dianut pimpinan organisasi dalam menjalankan kegiatan- kegiatan organisasi.

d.        Jelaskan kebijakan yang ditempuh oleh pimpinan organisasi dalam usaha pencapaian tujuan.

e.         Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi.

f.         Jelaskan peranan apa yang diharapkan oleh pimnpinan organisasi untuk dijalankan oleh setiap orang.

g.        Tekankan pentingnya kerja sama dalam melaksanakan kegiatan- kegiatan yang diperlukan.

h.        Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia penuh pengertian.

i.          Berikan penghargaan serta pujian terhadap karyawan yang cakap dan teguran serta bimbingan kepada orangt- orang yang kurang mampu bekerja.

j.          Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalam organisasi tujuan pribadi orang- orang tersebut akan tercapai semaksimal mungkin.

Kiranya menjadi jelas mengapa berhasil-tidaknya pimpinan mencapai tujuan yang telah ditentukan, dalam arti yang sesungguhnya sangat tergantung atas kemampuannya melaksanakan fungsi motivating ini.